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Procurement Notice Details

Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security [project management/planning support]
Germany

Purchaser: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

27/07/2018 S143 - - Services - Contract notice - Competitive procedure with negotiation
I.II.III.IV.VI.
Germany-Darmstadt: Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security

2018/S 143-327360

Contract notice

Services

Legal Basis:

Directive 2014/24/EU
Section I: Contracting authority

I.1)
Name and addresses
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Planckstraße 1
Darmstadt
64291
Germany
Telephone: +49 6159-710
E-mail: proekf39@gsi.de
Fax: +49 6159713983
NUTS code: DE711
Internet address(es):

Main address: http://www.gsi.de

I.2)
Information about joint procurement
I.3)
Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXS0YYEYDH3
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXS0YYEYDH3
Tenders or requests to participate must be submitted to the abovementioned address
I.4)
Type of the contracting authority
Other type: Großforschungseinrichtung
I.5)
Main activity
Other activity: Forschung
Section II: Object

II.1)
Scope of the procurement
II.1.1)
Title:
Projektplaner externe DL

Reference number: 39/50047502
II.1.2)
Main CPV code
79000000
II.1.3)
Type of contract
Services
II.1.4)
Short description:
Zur langfristigen Verbesserung des Prozesses und der Datenqualität in der Projektplanung als Projektsteuerungswerkzeug, soll ein externer Dienstleister als Projektplaner für die Projektplanungsgruppe im Project Management Office, „PMO“, beschafft werden. Zusätzlich soll dadurch die administrative Projektunterstützung der Arbeitspaketleiter im Projekt sichergestellt werden. Hierzu sind nachfolgende Aufgaben und Anforderungen zu erfüllen.

II.1.5)
Estimated total value
II.1.6)
Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)
Description
II.2.1)
Title:
II.2.2)
Additional CPV code(s)
II.2.3)
Place of performance
NUTS code: DE711
Main site or place of performance:
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH Planckstraße 1 64291 Darmstadt

II.2.4)
Description of the procurement:
Der benötigte Projektplaner soll die Arbeitspaketleiter bei Planungs-, Steuerungs-, und Erfassungsaufgaben operativ (MS Project) unterstützen und beraten, um die Datenqualität im MS-Projekt zu verbessern und die terminliche Ressourcenbedarfssituation somit rechtzeitig aufzuzeigen. Hierzu wird ein erfahrener MS-Project-Projektplaner benötigt, der neben der nötigen Projekterfahrung ebenfalls ausgeprägte Kenntnisse in MS-Projekt und Excel besitzt.

Somit unterstützt er FAIR Projekt dabei, die terminlichen Vorgaben zu überwachen und einzuhalten, Inhalte zu definieren und technisch in MS-Project zu implementieren. Hierbei obliegt ihm die Operative Betreuung & Pflege der MS-Project-Projektpläne. Er erhält zudem eigenständige Arbeitspakete aus dem PMO Planung, die er eigenverantwortlich abarbeitet. Ziel der Tätigkeit ist neben der erfolgreichen Terminierung und Überwachung der zeitlichen Komponente ebenfalls die Sicherstellung der nötigen Datenqualität und die Mitwirkung an einer erfolgreichen Projektdurchführung.

Zusammengefasst sind vom Dienstleister die folgenden Aufgaben und Tätigkeiten zu erbringen:

— Betreuung und Effizienzsteigerungen der MS Project-Projektpläne des FAIR Projektes hinsichtlich Terminen, Ressourcen und Finanzen,

— Ist-/Soll-Analyse,

— Übernahme der Verantwortung eines planungsspezifischen Aufgabenbereichs,

— Beratung zur Lösung von Planungsherausforderungen seitens aller Arbeitspaket- und Projektleiter,

— Beratung, Konzeption und Mitarbeit bei Erfassung von Berichten zum Thema Projektstruktur, Projektplanung, Projektstatus, Projektsteuerung,

— Sicherstellung der geforderten Planungsqualität zur fortlaufenden Optimierung der Projekte,

— Operative Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen, z. Bsp. zu Arbeitsprozessen,

— Sonderaufgaben und projektunterstützende Aufgaben innerhalb der Projektplanung.

Der Projektplaner arbeitet mit Auge fürs Detail und verfügt über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, ein sicheres Auftreten und eine ausgeprägte soziale Kompetenz im Umgang mit internen Stakeholdern. Die Fähigkeit zur Teamarbeit und ein lösungsorientierter Arbeitsstil werden vorausgesetzt.

II.2.5)
Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)
Estimated value
II.2.7)
Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 48
This contract is subject to renewal: no
II.2.9)
Information about the limits on the number of candidates to be invited
II.2.10)
Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)
Information about options
Options: no
II.2.12)
Information about electronic catalogues
II.2.13)
Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)
Additional information
Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)
Conditions for participation
III.1.1)
Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:
Einzureichende Unterlagen:

— Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass die Kenntnis nach

§§ 123, 124 GWB unrichtig ist und die dort genannten Fälle nicht vorliegen – GSI Formblatt,

— Unternehmensdarstellung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): mit Angabe der auf dem GSI Formblatt abgefragten Daten, wie z.B. Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, etc,

— Nachweis zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes – MiLoG (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen) – GSI Formblatt,

— Vertraulichkeitsvereinbarung (ausgefüllt und unterschrieben),

— DSGVO Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (ausgefüllt und unterschrieben).

III.1.2)
Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria:
Einzureichende Unterlagen:

— Angaben zu Gesamtumsatz und auftragsbezogenem Umsatz (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre – auf dem GSI Formblatt Unternehmensdarstellung,

— Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angabe des Versicherungsunternehmens und der Deckungssumme auf dem GSI Formblatt,

III.1.3)
Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:
— Beschreibung von Referenzprojekten (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Beschreibung von 3 vergleichbaren Referenzprojekten, mit Angabe der auf dem GSI Formblatt abgefragten Projektdaten,

— Qualifikationsprofile der für die Leistungserbringung vorgesehenen Berater (selbst zu erstellende Eigenerklärung),

— Liste der zur Verfügung stellbaren Berater (selbst zu erstellende Eigenerklärung).

III.1.5)
Information about reserved contracts
III.2)
Conditions related to the contract
III.2.1)
Information about a particular profession
III.2.2)
Contract performance conditions:
III.2.3)
Information about staff responsible for the performance of the contract
Section IV: Procedure

IV.1)
Description
IV.1.1)
Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)
Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.4)
Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue
Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
IV.1.5)
Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
IV.1.6)
Information about electronic auction
IV.1.8)
Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
IV.2)
Administrative information
IV.2.1)
Previous publication concerning this procedure
IV.2.2)
Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 27/08/2018
Local time: 00:00
IV.2.3)
Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 17/09/2018
IV.2.4)
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
German
IV.2.6)
Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
IV.2.7)
Conditions for opening of tenders
Section VI: Complementary information

VI.1)
Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.2)
Information about electronic workflows
VI.3)
Additional information:
Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.

Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:

a) Postalischer Versand oder;

b) Elektronisch in Textform.

Zu beachten ist, dass die Textform des § 126 b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Teilnahmeanträge/ Angebote verschlüsselt übermittelt werden. Eine E-Mail genügt nicht! Bitte beachten Sie dazu die Hinweise in der Datei "Bietertool_Anleitung_DE.pdf" in den Vergabeunterlagen!

Bei fehlerhaften / unvollständigen Angaben, welche die Textform gem. § 126 b BGB verletzen, werden die Angebote ausgeschlossen.

Die Vergabestelle behält sich vor, den Zuschlag auch auf die Erstangebote zu erteilen, ohne in Verhandlungen zu treten, vgl. §17 Abs. 11 VgV.

DSGVO Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Beigefügtes Formblatt zur DSVGO ist ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YYEYDH3

VI.4)
Procedures for review
VI.4.1)
Review body
Vergabekammer des Bundes
Villemomblerstr. 76
Bonn
53123
Germany
VI.4.2)
Body responsible for mediation procedures
VI.4.3)
Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der FAIR/GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 – 3 GWB).

Teilt die FAIR/GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Bitte beachten Sie hierzu die Anlage FAIR_GSI_Anlage Rechtsbehelfsbelehrung.docx mit dem Titel „Rechtsbehelfsbelehrung zu Bekanntmachung Punkt VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen“, die den Vergabeunterlagen beiliegt.

VI.4.4)
Service from which information about the review procedure may be obtained
Vergabekammer des Bundes
Villemomblerstr. 76
Bonn
53123
Germany
VI.5)
Date of dispatch of this notice:
25/07/2018

http://ted.europa.eu/, TED database, © European Communities, 1995-2018.