IMPORTANT NOTE: The notice below may have expired - To receive our email alerts in the future please click here for a free trial.

Procurement Notice Details

Software package and information systems [dose monitoring system]
Denmark

14/01/2019 S9 - - Supplies - Contract notice - Competitive procedure with negotiation
I.II.III.IV.VI.
Denmark-Sorø: Software package and information systems

2019/S 009-015994

Contract notice

Supplies

Legal Basis:

Directive 2014/24/EU
Section I: Contracting authority

I.1)
Name and addresses
Region Sjælland
29190658
Alleen 15
Sorø
4180
Denmark
Contact person: Jørn Winfred Rasmussen
E-mail: exitjwr@regionsjaelland.dk
NUTS code: DK02
Internet address(es):

Main address: http://www.regionsjaelland.dk

Address of the buyer profile: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394

I.2)
Information about joint procurement
I.3)
Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=228799&B=RS
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=228799&B=RS
Tenders or requests to participate must be submitted to the abovementioned address
I.4)
Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)
Main activity
Health
Section II: Object

II.1)
Scope of the procurement
II.1.1)
Title:
Dosismonitorering til det radiologiske område

II.1.2)
Main CPV code
48000000
II.1.3)
Type of contract
Supplies
II.1.4)
Short description:
Et regionalt dækkende dosismonitoreringssystem til det radiologiske område.

II.1.5)
Estimated total value
II.1.6)
Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)
Description
II.2.1)
Title:
II.2.2)
Additional CPV code(s)
48000000
II.2.3)
Place of performance
NUTS code: DK02
II.2.4)
Description of the procurement:
Kunden ønsker at få leveret et regionalt dækkende Dosismonitoreringssystem (Løsningen), samt vedligeholdelse heraf. Herudover skal der leveres et præprod., test og uddannelsesmiljø. Kunden ønsker herudover overensstemmelse imellem alle leverede miljøer: Produktions-, præprod, test- og uddannelsesmiljø. Data fra nuværende dosismonitoreringssystem ønskes overført til test og uddannelsesmiljø. Herudover ønskes der et bud på forskellige andre optioner, som er knyttet sammen med ovenstående løsning.

Det forventes, at projektet kan gennemføres i perioden 2019.

Dosismonitorering i radiologien skal systemunderstøttes af et samlet Dosisovervågningssystem, hvor følgende funktioner typisk indgår:

- Overvågning af strålingsdosis for den enkelte patient efter udsættelse for røntgenstråling,

- Journalisering af patienters udsættelse for røntgenstråling,

- Spore undersøgelser, hvor patienters stråledosis er afvigende fx unødvendig høj stråledosis,

- Rapporter, der vil lette arbejdsprocessen ved optegnelser af referencedoser.

II.2.5)
Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)
Estimated value
II.2.7)
Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 84
This contract is subject to renewal: yes
Description of renewals:
Kunden har ret til at forlænge vedligeholdelsesordningen fire (4) gange med hver 12 (tolv) måneder.

II.2.9)
Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged number of candidates: 5
Objective criteria for choosing the limited number of candidates:
Udvælgelsen sker på baggrund af oplysningerne afgivet af ansøgere i Udbudsbilag 1 (ESPD) Del IV C, jf. nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. III.1.3.

I forbindelse med udvælgelsen lægges der i prioriteret rækkefølge vægt på:

1) relevansen,

2) antallet, og

3) værdien af referencerne.

I forhold til relevansen af referencerne lægges der vægt på, at der er tale om referencer, der indbefatter levering og implementering af løsninger, der har til formål at monitorere patienters dosis af stråling over tid på det radiologiske område.

I forhold til antallet af referencer lægges der vægt på at ansøgeren har flest mulige referencer.

I forhold til værdien af referencerne lægges der vægt på at referencerne har haft størst mulige kontraktsum.

II.2.10)
Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)
Information about options
Options: yes
Description of options:
- Option nr. 1: Tilslutning af nye modaliteter i projektets løbetid. (Angives som en pris per stk.) Til sammenlignings grundlag ganges stk. pris med det antal modaliteter, som forventes udskiftet i kontraktens løbetid (i alt 130 stk.),

- Option nr. 2: Tilkøb af 24/7 2nd line support (angives som en årlig pris) Tilkøbes for 1 år ad gangen med 3 mdr.´s opsigelses varsel. Ved evt. tilkøb af optioner på 2nd og 3rd line udvides måleperioderne for servicemålene i bilag 10 tilsvarende til hele døgnet alle årets dage,

- Option nr. 3: Tilkøb af 24/7 3rd line support (angives som en årlig pris) Tilkøbes for 1 år ad gangen med 3 mdr.´s opsigelses varsel. Ved evt. tilkøb af optioner på 2nd og 3rd line udvides måleperioderne for servicemålene angivet i bilag 10 tilsvarende til hele døgnet alle årets dage,

- Option nr. 4: Tilslutning til et nyt konsolideret Radiologisystem hos Kunden på samme vilkår som den eksisterende løsning,

- Option nr. 5: Konvertering af gamle datasæt fra DoseWatch. Udgør ca. 500 000 datasæt som evt. skal benyttes i test og forskningsøjemed. Testdata skal ikke benyttes i et nyt produktionsmiljø,

- Option nr. 6.: Tilslutning til en ny fælles standardiseret undersøgelsesprotokol på samme vilkår som den eksisterende løsning,

- Option nr. 7.: Uddannelsespakke 1: Ekspert uddannelse i Løsningen,

- Option nr. 8.: Uddannelsespakke 2. En workshop i design af ”dosis management” i Løsningen,

- Option nr. 9.: Uddannelsespakke 3. Generel undervisning i Løsningen.

II.2.12)
Information about electronic catalogues
II.2.13)
Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)
Additional information
Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)
Conditions for participation
III.1.1)
Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
III.1.2)
Economic and financial standing
III.1.3)
Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:
Ansøger skal i Udbudsbilag 1 (ESPD) Del IV, pkt. C angive referencer for betydeligste relevante leverancer leveret inden for de seneste 3 år regnet fra dato for ansøgningsfrist, jf. nærværende udbudsbekendtgørelse pkt. IV.2.2 samt pkt. 3 nedenfor.

Med henblik på at skabe det bedste grundlag for Ordregivers evaluering med henblik på udvælgelse, jf. pkt. II.2.9 i nærværende udbudsbekendtgørelse, bør referencerne indeholde oplysninger om følgende:

1) Beskrivelse af ydelsen eller leverancen, herunder hvorvidt og i hvilket omfang der er tale om levering og implementering af løsninger, der har til formål at monitorere patienters dosis af stråling over tid på det radiologiske område;

2) Kontraktens værdi, dette kan være i form af den eksakte kontraktværdi, eller en nedrundet værdi, såfremt det af fortrolighedshensyn eller andre årsager ikke lader sig gøre at angive et eksakt beløb;

3) Startdato, forstået som dato for kontraktunderskrift. Bemærk at referencen ikke vil blive taget i betragtning såfremt startdatoen ligger tidligere end 3 år fra dato for ansøgningsfrist, jf. nærværende udbudsbekendtgørelse pkt. IV.2.2;

4) Slutdato, forstået som dato for kontraktens udløb eller afslutning. Der er ikke et krav om at kontrakten skal være udløbet eller afsluttet på tidspunktet for ansøgningens fremsendelse. Dog kan beskrivelsen af ydelsen, jf. pkt. 1 ovenfor alene omfatte de ydelser eller leverancer, der er leveret på tidspunktet for ansøgningens fremsendelse. Eventuel angivelse af ydelser eller leverancer, der først vil blive udført senere end tidspunktet vil ikke indgå i evalueringen af den pågældende reference;

5) Modtagere, forstået som modtageren af den leverede ydelse eller leverance.

III.1.5)
Information about reserved contracts
III.2)
Conditions related to the contract
III.2.2)
Contract performance conditions:
III.2.3)
Information about staff responsible for the performance of the contract
Section IV: Procedure

IV.1)
Description
IV.1.1)
Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)
Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.4)
Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue
IV.1.5)
Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
IV.1.6)
Information about electronic auction
IV.1.8)
Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)
Administrative information
IV.2.1)
Previous publication concerning this procedure
IV.2.2)
Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 11/02/2019
Local time: 23:59
IV.2.3)
Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
IV.2.4)
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
Danish
IV.2.6)
Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
IV.2.7)
Conditions for opening of tenders
Section VI: Complementary information

VI.1)
Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.2)
Information about electronic workflows
VI.3)
Additional information:
Om ESPD og dokumentation for deri afgivne oplysninger:

Ansøgers anvendelse af det i udbudsmaterialet inkluderede Udbudsbilag 1 (ESPD) er en forudsætning for deltagelse i nærværende udbudsprocedure, jf. Udbudsloven § 148. Region Sjælland kræver således, at ansøger anvender Udbudsbilag 1 (ESPD) som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde oplistet i udbudslovens § § 135 og 136. Endvidere kræves det, at ansøger anvender Udbudsbilag 1 (ESPD) til angivelse af sine eventuelle referencer, jf. nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. II.2.9 og III.1.3. Ansøgninger fremsendt på anden vis vil ikke blive taget i betragtning. Region Sjælland gør endvidere opmærksom på, at såfremt en ansøger er omfattet af en eller flere af de i § § 135 – 136 angivne udelukkelsesgrunde vil det medføre udelukkelse fra nærværende udbudsprocedure, dog med undtagelse af tilfælde hvor ansøger dokumenterer sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.

I de tilfælde hvor et konsortium ansøger om deltagelse, skal der fremsendes et Udbudsbilag 1 (ESPD) for hver af konsortiets deltagere, lige som der i det tilfælde hvor en ansøger baserer sin ansøgning på udnyttelse af andre enheders kapacitet, skal fremsendes et Udbudsbilag 1 (ESPD), for ansøger samt hver af de enheder denne baserer sin ansøgning på.

Forud for tildeling af den udbudte kontrakt skal Region Sjælland, fra den Tilbudsgiver som påtænkes tildelt kontrakten, indhente dokumentation for oplysningerne afgivet i Udbudsbilag 1 (ESPD), jf. udbudslovens § § 151- 153.

I det tilfælde at den Tilbudsgiver som Region Sjælland påtænker at tildele kontrakten er et konsortium skal ovenfor nævnte dokumentation fremsendes for hver af de i konsortiet deltagende juridiske enheder. Ydermere skal der i denne situation fremsendes en erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse, der er underskrevet af samtlige konsortiets deltagere. I det tilfælde at den Tilbudsgiver som Region Sjælland påtænker at tildele kontrakten beror sig på udnyttelse af andre enheders kapacitet skal ovenfor nævnte dokumentation fremsendes for Tilbudsgiveren samt den enhed som Tilbudsgiveren beror sig på. Endvidere skal der i dette tilfælde fremsendes en støtteerklæring, der er underskrevet af den støttende enhed.

Region Sjælland forbeholder sig ret, men forpligter sig ikke, til at gøre anvendelse af de virkemidler, der er angivet i Udbudslovens § 159, stk. 5.

Om forhandlingsfasen:

Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiverne om de indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale. Dialogen via forhandlingerne skal sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder ordregivers behov, understøtter en effektiv og god konkurrence om ordren, og hindrer misforståelser og fejl.

Efter modtagelse af de indledende tilbud, afholder Ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud.

Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være en skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål inden det reviderede udbudsmateriale sendes til tilbudsgiverne med henblik på afgivelse af endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre yderligere forhandlings- og tilbudsrunder, ligesom man forbeholder sig ret til at tildele den udbudte kontrakt på baggrund af det indledende tilbud.

VI.4)
Procedures for review
VI.4.1)
Review body
Klagenævnet for Udbud
Nævnerens Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Denmark
Telephone: +45 35291095
E-mail: klfu@erst.dk
Internet address: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

VI.4.2)
Body responsible for mediation procedures
N/A
N/A
Denmark
VI.4.3)
Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:
Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven,skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.

VI.4.4)
Service from which information about the review procedure may be obtained
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Denmark
Telephone: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk
Internet address: http://www.kfst.dk

VI.5)
Date of dispatch of this notice:
11/01/2019



http://ted.europa.eu/, TED database, © European Communities, 1995-2019.